| Тип документа | Кто утверждает | Способ утверждения |
| Приказы | Руководитель организации | Подпись с расшифровкой |
| Инструкции | Руководитель подразделения | Гриф "УТВЕРЖДАЮ" |
| Договоры | Уполномоченные лица | Подписи сторон, печати |
| Отчеты | Ответственный исполнитель | Подпись, дата |
- Проверка соответствия требованиям
- Согласование с заинтересованными лицами
- Внесение необходимых правок
- Подготовка чистового варианта
- Проставление грифа "УТВЕРЖДАЮ"
- Указание должности утверждающего лица
- Личная подпись с расшифровкой
- Проставление даты утверждения
| Элемент | Требования |
| Гриф утверждения | В правом верхнем углу, без кавычек |
| Должность | Полное официальное наименование |
| Подпись | Собственноручная, синими чернилами |
| Дата | Формат ДД.ММ.ГГГГ |
- Использование электронной подписи
- Применение систем электронного документооборота
- Фиксация времени утверждения
- Создание электронного протокола
- Отсутствие даты утверждения
- Несоответствие подписи образцу
- Утверждение неполного документа
- Отсутствие виз согласования
- Неправильное расположение грифа
| Ситуация | Последствия |
| Отсутствие утверждения | Недействительность документа |
| Подделка подписи | Уголовная ответственность |
| Превышение полномочий | Признание документа нелегитимным |
- Разработайте локальный регламент утверждения
- Ведите журнал учета утвержденных документов
- Обеспечьте хранение оригиналов
- Проводите регулярные проверки
Правильное утверждение документов обеспечивает их юридическую силу и соответствует требованиям делопроизводства. Соблюдение установленных правил позволяет избежать проблем при проверках и судебных разбирательствах.
