Письмо о задолженности – официальный документ, направляемый кредитором должнику с требованием погасить просроченную оплату. Грамотно составленное письмо увеличивает шансы на своевременное погашение долга и помогает избежать судебных разбирательств.
Содержание
Основные правила составления письма
- Используйте официально-деловой стиль изложения
- Сохраняйте вежливый, но твердый тон
- Указывайте точные суммы и сроки
- Приводите ссылки на договорные обязательства
- Предоставляйте реквизиты для оплаты
Структура письма о задолженности
1. Шапка документа
| От кого: | [Ваше наименование/ФИО] |
| Кому: | [Наименование организации/ФИО должника] |
| Дата: | [Число, месяц, год] |
| Исходящий номер: | [Номер письма по журналу регистрации] |
2. Основной текст
Текст письма должен содержать следующие элементы:
- Указание на основание возникновения задолженности (договор, счет, акт)
- Размер задолженности с указанием периода просрочки
- Требование о погашении с четким сроком
- Последствия неуплаты
- Реквизиты для оплаты
3. Приложения
При необходимости укажите прилагаемые документы:
- Копия договора
- Акт сверки
- Копии накладных или актов выполненных работ
Образец письма о задолженности
ООО "Компания-Кредитор"
ИНН 1234567890
123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1
тел.: +7 (495) 123-45-67
Генеральному директору
ООО "Должник"
Иванову И.И.
№ 45/з от 15.03.2024
О погашении задолженности
Уважаемый Иван Иванович!
На основании договора поставки № 123 от 10.01.2024, ООО "Должник" имеет задолженность перед ООО "Компания-Кредитор" в размере 150 000 (сто пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек за поставленный товар по накладной № 456 от 25.01.2024.
Срок оплаты по договору истек 10.02.2024. На сегодняшний день просрочка платежа составляет 33 дня.
Просим Вас погасить указанную задолженность в течение 5 (пяти) банковских дней с момента получения настоящего письма.
В случае неуплаты задолженности в указанный срок, мы будем вынуждены обратиться в суд для взыскания долга, а также потребовать уплаты неустойки в соответствии с условиями договора.
Реквизиты для оплаты:
[Полные банковские реквизиты]
Приложение:
1. Копия договора № 123 от 10.01.2024 - 3 л.
2. Акт сверки на 15.03.2024 - 1 л.
С уважением,
Генеральный директор ООО "Компания-Кредитор"
Петров П.П.
(подпись)
Способы отправки письма
| Способ отправки | Преимущества |
| Почтовая отправка с уведомлением | Юридическая значимость, подтверждение получения |
| Курьерская доставка | Быстрая доставка, подтверждение вручения |
| Электронная почта | Оперативность, но имеет меньшую юридическую силу |
Дополнительные рекомендации
- Составляйте письмо на фирменном бланке организации
- Нумеруйте исходящие письма для отслеживания переписки
- Храните копии всех отправленных писем
- Фиксируйте факт отправки и получения письма
- При крупных долгах направляйте письмо с уведомлением о вручении
Последующие действия
Если должник не реагирует на письмо:
- Направьте повторное письмо с более жесткой формулировкой
- Отправьте претензию с указанием намерения обратиться в суд
- Подготовьте документы для судебного взыскания
Помните, что грамотно составленное письмо о задолженности - первый и важный шаг в процедуре взыскания долга.
